Pilotbetrieb: Wie erfolgen Bestellung, Lieferung und Abrechnung?

1. Bestellung

• Schulen bestellen im offiziellen Bestellzeitraum von 23. Februar bis 10. April 2026.
• Im Zuge der Bestellung geben die Schulen alle Personen an, die eine Lizenz erhalten sollen. Diese Daten werden den Anbietenden auf der Plattform zum Download bereitgestellt. Informationen zur Datenpflege finden Sie hier.
• Im Pilotbetrieb gelten ausschließlich Semesterlizenzen vom 1. März bis 31. August 2026.

2. Auslieferung

• Die bestellten Lizenzen sind innerhalb von fünf Werktagen auszuliefern. Der Status am Marktplatz ist nach Auslieferung auf "Ausgeliefert" zu ändern.
• Schulen bestätigen die Auslieferung innerhalb des 14-tägigen Stornozeitraums nach Erhalt der Bestellung. Der Status am Marktplatz ändert sich dann auf "Auslieferung bestätigt".
• Auch kostenlose Lernapps müssen diese Schritte durchlaufen.

3. Abrechnung

Die Abrechnung erfolgt direkt am Marktplatz im Bereich „Bestellungen“.

Voraussetzungen für die Abrechnung:

• Die Abrechnung erfolgt nach Ende der Bestellfrist sowie nach Ablauf der 14-tägigen Stornofrist und muss innerhalb von 3 Monaten erfolgen. Die Abrechnung im Pilotbetrieb ist daher frühestens ab 25. April 2026 möglich und muss bis spätestens 24. Juli 2026 erfolgen.
• Verrechnet werden können ausschließlich Bestellungen mit Status "Auslieferung bestätigt", d. h. nur jene Bestellung deren Erhalt von den Schulen am Marktplatz bestätigt wurde.
• Die 14-tägige Stornofrist läuft ab dem Auslieferungsdatum, nicht ab dem Bestelldatum. Beispiel: Sollten Sie beispielsweise eine am Freitag 10. April getätigte Bestellung am Donnerstag 16. April ausgeliefert haben, läuft die Stornofrist für diese Bestellung bis inkl. Mittwoch 29. April 2026.

Ablauf der Abrechnung:

• Von den Anbietenden ist eine einmalige Sammelrechnung über alle Bestellungen mit Status "Auslieferung bestätigt" zu legen. Diese Bestellungen finden Sie in der Abrechnungsliste. Die Sammelrechnung ist an den OeAD zu richten und zusammen mit der Abrechnungsliste direkt am Marktplatz hochzuladen. Es werden keine Rechnungen angenommen, die per Mail eingehen.
• Die geltenden Rabattstaffeln (siehe Ausschreibungsunterlagen) sind verpflichtend in der Rechnung zu berücksichtigen.
• Nach Einreichung wird Ihre Sammelrechnung durch den OeAD geprüft und anschließend freigegeben oder bei Bedarf mit einem Kommentar zur Korrektur zurückgewiesen. Den Kommentar finden Sie direkt am Marktplatz.

Das Abrechnungsmodul am Marktplatz Lernapps enthält folgende Funktionen:

• Übersicht Ihrer abrechenbaren Bestellungen mit Status "Auslieferung bestätigt" 
• Download einer Kontrollliste (PDF oder CSV): Bestellungen noch nicht „Auslieferung bestätigt“
• Download einer Abrechnungsliste (PDF oder CSV): Bestellpositionen mit Status "Auslieferung bestätigt" 
• Upload-Funktion für Ihre Sammelrechnung und Abrechnungsliste
• Formular zur Eingabe bzw. Kontrolle der Rechnungsbeträge (netto, USt., brutto)